Една от най-големите трудности, с които се сблъскват предприемачите и независимите професионалисти, е определянето на приоритети и следователно управлението на своето време.
Ако искате да свършите добра работа, трябва да сте наясно какви са вашите приоритети. За работниците във фабрична верига това не представлява проблем: работата им вече е определена. Но за специализираните работници в офисите, определянето на работата е по-сложно. Не е ясно кога работата ни е завършена; винаги можем да направим повече или да го направим по-добре.
Списъкът ми с неща, които да правя, никога не свършва: в момента мога да избирам от десетки следващи действия. Не можем да инвестираме енергия, пари, време и внимание без ограничения.
Защо приоритизирането е толкова трудно?
Мисля, че част от проблемите ни с приоритизирането идват от това, че ако решим да свършим една задача, това означава, че избираме и да не правим другите неща. Освен това вземането на решения струва време и енергия.
Ето няколко съвета, които могат да улеснят определянето на приоритети и увеличаването на продуктивността:
Научете се да казвате „не“
Това е умение, на което всички деца са господари, но малко по малко губят с годините. Да кажеш „не“ може да е доста трудно – никой не иска да бъде „лошият“. Но в крайна сметка казаното „не“ създава място за наистина важните неща.
За да можете да кажете „не“ е от съществено значение да имате пълен списък на всичките си ангажименти, защото е по-лесно, ако имате количествени аргументи от текущата натовареност – никой не може да ви се сърди, ако му кажете, че не можете да поемете този ангажимент, защото вече имате друг.
Вземайте решения възможно най-скоро
С всяка информация, която влиза в живота ви, главата или офиса ви, ще трябва да вземете решение рано или късно. Много хора вземат това решение в последния момент, след като се опитват да пренебрегнат належащото решение в продължение на дни. Най-добре е да обработите информацията възможно най-бързо, за да не ви се налага да отделяте повече време от необходимото и за да можете бързо да зачеркнете задачата от списъка си.
Поддържайте пълно описание на всичките си ангажименти
Както казах преди, важно е да сте наясно с нещата, които имате да свършите, но много хора нямат тази подробна и подредена представа на своите ангажименти (аз приемам всяка среща в моя календар и всяко действие в моя списък със задачи като ангажимент).
Веднъж попитах един свой клиент какво има насрочено през седмицата, за да направим уговорка – този човек трябваше да се консултира с материали в поне 4 папки, преди да ми даде конкретен отговор. Очевидно използва основно паметта си за справка. Мога да ви уверя, че паметта ви не е особено ефективна в това отношение и без да следите ангажиментите си на хартия или в приложение няма как да имате пълна представа за графика си по всяко време.
